27 °C Rethymno, GR
02/07/2020

ΞΕΚΙΝΑ ΤΗΝ 1η ΜΑΡΤΙΟΥ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ

Ψηφιακή αναβάθμιση των υπηρεσιών του δήμου

• Στόχος η αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση του πολίτη

Σε ψηφιακή αναβάθμιση των δημοτικών υπηρεσιών με στόχο την παροχή σύγχρονων, εύκολων και γρήγορων υπηρεσιών προς του πολίτες του Ρεθύμνου προχωρά η δημοτική αρχή.

Ήδη την 1η Μαρτίου θα ξεκινήσει επισήμως η παραγωγική λειτουργία του νέου συστήματος διαχείρισης εργασιών/εγγράφων/πρωτοκόλλου (backoffice) που έχει εγκατασταθεί και λειτουργεί πιλοτικά στο Δήμο Ρεθύμνης.

Τα νέα στοιχεία που εισάγει το πρόγραμμα, όπως αναφέρεται σε ανακοίνωση, αφορούν κυρίως την αναβάθμιση της εσωτερικής λειτουργίας των υπηρεσιών του Δήμου (backoffice) και υπαγορεύονται από τη λογική της ευέλικτης, γρήγορης και αποτελεσματικής διεκπεραίωσης αιτημάτων των δημοτών. Έμφαση δόθηκε στους άξονες:

  • Του πρωτοκόλλου,
  • Στη διαχείριση εγγράφων με στόχο την ψηφιακή διακίνησή τους και την ελαχιστοποίηση έως εξάλειψη χρήσης χαρτιού, (σάρωση και ψηφιοποίηση εγγράφων για αρχειοθέτηση ή/και ηλεκτρονική διακίνηση),
  • Στην αυτόματη δρομολόγηση ηλεκτρονικών αιτημάτων στα αρμόδια Τμήματα προς διεκπεραίωση,
  • Στην ηλεκτρονική διασύνδεση των δημοτικών υπηρεσιών ώστε να διεκπεραιώνονται εσωτερικά και ηλεκτρονικά τα κατατιθέμενα αιτήματα και τα υπηρεσιακά έγγραφα κ.α.

«Τονίζεται ότι σκοπός του συστήματος αυτού είναι να ενισχυθεί η ταχύτητα και η αποτελεσματικότητα στο έργο των θεσμικών δημοτικών εκπρόσωπων και των εργαζόμενων στο Δήμο και κατ’ επέκταση να εξυπηρετούνται επίσης αμεσότερα και αποτελεσματικότερα οι Δημότες», αναφέρεται χαρακτηριστικά.

Σε αυτό το πλαίσιο εντάσσεται η εντατικοποίηση του ψηφιακού εκσυγχρονισμού των δημοτικών υπηρεσιών που είναι αυτή την περίοδο σε εξέλιξη, με πρωτοβουλία του αρμόδιου αντιδημάρχου κ. Γιώργου Γεωργαλή και την τεχνική – οργανωτική υποστήριξη του επικεφαλής της ομάδας Πληροφορικών Συστημάτων του Υπολογιστικού Κέντρου Πανεπιστημίου Κρήτης κ. Γιώργη Βιτσάκη και των συνεργατών του, καθώς και του Πρ/νου κ. Πάνου Μαθηνού και των στελεχών του Τμήματος Πληροφορικής Δήμου Ρεθύμνης. Την περασμένη εβδομάδα, πραγματοποιήθηκαν σεμινάρια επιμόρφωσης από τον κ. Βιτσάκη και το Τμήμα Πληροφορικής του Δήμου, παρουσία του αντιδημάρχου κ. Γεωργαλή, σε εργαζομένους – χρήστες του νέου συστήματος backoffice, στη διάρκεια του οποίου παρουσιάστηκε μεταξύ άλλων και ο σωστός τρόπος χρήσης του συστήματος, καθώς και η κατάλληλη κατηγοριοποίηση των εγγράφων κι αιτημάτων, ώστε να διασφαλίζεται η ανεμπόδιστη πρόσβαση όλων των εμπλεκομένων σε αυτά. Ακολούθησε επιμόρφωση των διευθυντών/ντριών και των προϊσταμένων των υπηρεσιών του δήμου και τέλος, έγινε ενημέρωση του δημάρχου Ρεθύμνης κ. Γιώργη Χ. Μαρινάκη, των αντιδημάρχων και των δημοτικών συμβούλων της Νέας Αντίληψης για τα οφέλη του νέου προγράμματος και τον τρόπο εφαρμογής του στις υπηρεσίες.

Κατά το χρονικό διάστημα μέχρι την επίσημη λειτουργία του συστήματος θα υλοποιηθούν ανά υπηρεσία εξατομικευμένη ενημέρωση των υπαλλήλων που θα κάνουν χρήση του νέου συστήματος και των προέδρων των Τοπικών Κοινοτήτων προκειμένου να εξοικειωθούν με τη χρήση της τεχνολογίας για την προώθηση των αιτημάτων που αφορούν τους Οικισμούς. Εν συνεχεία προγραμματίζονται ανοιχτές ενημερωτικές εκδηλώσεις για τους δημότες ώστε να εξυπηρετούνται, κάνοντας χρήση των νέων εφαρμογών του συστήματος, άκοπα κα άμεσα.

Παράλληλα με ανακοίνωσή του ο Δήμος αναφέρεται στα όσα έχουν γίνει προς την κατεύθυνση της ψηφιοποίησης των υπηρεσιών του από το 2005 μέχρι σήμερα.

Χαρακτηριστικά αναφέρει: Από το 2005, ο Δήμος Ρεθύμνης πρωτοπορώντας στον τομέα της παροχής υπηρεσιών στους δημότες αλλά κι επισκέπτες εφάρμοσε ένα σύστημα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης προκειμένου, εκτός των άλλων, να διασφαλίσει τη διαφάνεια, την έγκυρη πληροφόρηση και την ταχύτητα στις συνδιαλλαγές και την επικοινωνία του με τους πολίτες.

Προκειμένου, λοιπόν, οι δημότες να έχουν ασφαλή, γρήγορη και ισότιμη πρόσβαση στην Κοινωνία της Πληροφορίας, χωρίς να διακινδυνεύουν τα δικαιώματα και την ελευθερία έκφρασης και πληροφόρησης τους, ο Δήμος Ρεθύμνης εφάρμοσε έργα πληροφορικής, δημιουργώντας ένα διαλειτουργικό περιβάλλον με στόχο να απλοποιήσει τη ζωή του πολίτη και τη λειτουργία της επιχείρησης, προβάλει τα υλικά και άυλα πλεονεκτήματα του τόπου μας και να βελτιώσει την εμπειρία του επισκέπτη.

Κρίνουμε αναγκαία μια συνοπτική αναφορά στις παρεχόμενες ηλεκτρονικές υπηρεσίες ώστε μέσα από την επικαιροποίηση των πολλαπλών δυνατοτήτων τους αν ενθαρρυνθούν οι χρήστες στην πλήρη αξιοποίηση τους.

  1. Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες για τους Δημότες μέσω της ιστοσελίδας www.rethymno. gr και μέσω φορητών συσκευών

Από το 2008, λοιπόν, οι δημότες μπορούν, απ’ όποιο μέρος κι αν βρίσκονται, να κάνουν τις συναλλαγές τους εύκολα και απλά, να καταθέτουν τα αιτήματα μέσω της ιστοσελίδας του Δήμου www.rethymno.gr, επιλέγοντας τον κόμβο «e-Υπηρεσίες» της ιστοσελίδας όπου επίσης μπορούν να κάνουν ακόμα και αιτήσεις για πιστοποιητικά, βεβαιώσεις κλπ και να τις λάβουν σπίτι τους χωρίς επίσκεψη στον Δήμο. Επίσης από την ιστοσελίδα του Δήμου οι δημότες μπορούν να παρακολουθήσουν, χωρίς να μετακινηθούν από το χώρο τους, σε πραγματικό χρόνο, τις συνεδριάσεις Δημοτικού Συμβουλίου αφού ο Δήμος Ρεθύμνης ήταν από τους πρώτους που καθιέρωσε τη ζωντανή αναμετάδοση τους.

Μέσω του smart phone ή του tablet μπορούν κατεβάζοντας την εφαρμογή «Δημότης Ρεθύμνου» (Android & iOS), οι δημότες έχουν τη δυνατότητα να καταθέσουν αιτήματα και να ενημερώνονται για την εξέλιξή τους, να έχουν πρόσβαση στο ιστορικό των αιτημάτων τους, να ενημερώσουν τις υπηρεσίες για βλάβες, ζημιές, προβλήματα καθημερινότητας.

Από την εφαρμογή για κινητά «Δημότης Ρεθύμνου» μπορούν επίσης να πληροφορούνται για τα τελευταία νέα του Δήμου και της Πόλης, για τις εκδηλώσεις, το πρόγραμμα των κινηματογράφων, τα εφημερεύοντα φαρμακεία, ενώ μπορούν να βρουν χρήσιμα τηλέφωνα και σημεία ενδιαφέροντος στο Ρέθυμνο που αποτυπώνονται σε διαδραστικό Χάρτη με οδηγίες πλοήγησης κ.α.

Μέσω της ανάπτυξης Γεωγραφικών Πληροφοριακών Συστημάτων (GIS) οι δημότες μπορούν να λαμβάνουν χωροταξικές και πολεοδομικές πληροφορίες (e-Πολεοδομία, www.rethymno.gr/e-services/gis).

Αξίζει επίσης να σημειωθεί η παροχή δωρεάν σύνδεσης στο διαδίκτυο σε όλους του δημότες κι επισκέπτες μέσω του ασύρματου δικτύου WiFi του Δήμου Ρεθύμνης που περιλαμβάνει 110 σημεία ελεύθερης πρόσβασης στο ίντερνετ (access points) με συνολική, πραγματική ταχύτητα, διαθέσιμη στο δίκτυο, που ξεπερνά τα 2.5 Gbps. Το δίκτυα αυτό είναι από τα μεγαλύτερα δίκτυα ελεύθερης πρόσβασης στο ιντερνέτ στην χώρα (δημοσίου φορέα) με συνδέσεις που φτάνουν τις 40.000 (μοναδικοί χρήστες) ανά μήνα και συνολική κίνηση δεδομένων που ξεπερνά πια τα 2.0 Terabytes το μήνα.

Είναι αναγκαίο να επισημανθεί ότι οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που αναφέρονται παραπάνω, κατά το επόμενο διάστημα 2-3 μηνών, θα βρίσκονται σε συνεχή ανάπτυξη/αναβάθμιση λόγω της προσθήκης και νέων υπηρεσιών που έχουν αναπτυχθεί όπως:

  • πιστοποίηση χρηστών μέσω TAXISnet,
  • ηλεκτρονικές πληρωμές οφειλών,
  • σύστημα διαχείρισης αιτημάτων σχολείων προς τις υπηρεσίες του Δήμου
  • σύστημα ενημέρωσης για θέματα πολιτικής προστασίας
  • σύστημα ανεύρεσης διαθέσιμων θέσεων στάθμευσης

Λόγω της διαδικασίας αναβάθμισής τους, πιθανότατα, θα σημειωθούν διακοπές στη λειτουργία τους. Ελπίζουμε στην υπομονή και την κατανόηση των χρηστών για την προβλεπόμενη, πλην αναπόδραστη, προσωρινή δυσλειτουργία.

  1. Σύστημα Τουριστικής προβολής και Βελτίωσης της εμπειρίας του επισκέπτη

Το Rethymno.Guide (https://www.rethymno.guide/) που αποτελεί τον Τουριστικό Οδηγό της Πόλης σε 8 γλώσσες.

Ο Οδηγός Προσβασιμότητας (prosvasimes-poleis.eu/el/guide/rethimno) αποτυπώνει την προσβασιμότητα των τουριστικών προορισμών και υποδομών του Δήμου, οι οποίες κρίθηκαν φιλικές και κατάλληλες για επισκέπτες με αναπηρία και για τις οικογένειές τους (ευρωπαϊκό πρόγραμμα «Ρέθυμνο-Αγ. Νάπα»).

Στις παρεμβάσεις που θα γίνουν στην Παλιά Πόλη μέσω του Ανοιχτού Κέντρου εμπορίου (open mall), στην παλιά πόλη του Ρεθύμνου – (Πρόγραμμα του Υπουργείου Οικονομίας και Ανάπτυξης, στο οποίο εντάχθηκε η πρόταση του Δήμου και του Εμπορικού Συλλόγου), θα εγκατασταθεί σύγχρονος εξοπλισμός παροχής υπηρεσιών για τον επισκέπτη. Σε αυτό περιλαμβάνονται και τα έξυπνα παγκάκια φόρτισης κινητών και σύνδεσης στο διαδίκτυο.

  1. Καινοτόμα και «έξυπνα» συστήματα για τη βιώσιμη ανάπτυξη της πόλης στο πλαίσιο του ευρωπαϊκού προγράμματος Civitas Destinations.
  • Προώθηση της ηλεκτροκίνησης και εγκατάσταση σημείων φόρτισης ηλεκτρικών οχημάτων, υπηρεσία που παρέχεται η οποία δωρεάν για όλους τους χρήστες.
  • Για πρώτη φορά στο Ρέθυμνο έχει εγκατασταθεί σύστημα παρακολούθησης κυκλοφοριακών δεδομένων, σε πραγματικό χρόνο, σε 11 επιλεγμένες θέσεις.
  • Εγκατάσταση «έξυπνου» συστήματος ελεγχόμενης στάθμευσης στην πόλη, που αποτελείται από αισθητήρες θέσεων και από πλατφόρμα διαχείρισης για την άμεση ενημέρωση σε περίπτωση παράβασης.
  • Αναπτύσσεται σύστημα για την εύκολη ανεύρεση διαθέσιμων θέσεων στάθμευσης μέσω εφαρμογής για κινητά «Δημότης Ρεθύμνου».

Ακόμη, στο πλαίσιο υλοποίησης έργων με σκοπό την εξοικονόμηση ενέργειας και την προστασία του περιβάλλοντος, ο Δήμος Ρεθύμνης, ετοιμάζεται να προβεί στην αλλαγή των φωτιστικών σωμάτων οδοφωτισμού του Δήμου τα οποία, ενταγμένα στη «smart» φιλοσοφία, δίνουν τη δυνατότητα απομακρυσμένου ελέγχου όλων των συνδεδεμένων φωτιστικών σωμάτων.

Με το ίδιο πνεύμα, ο Δήμος έχει εγκαταστήσει «έξυπνο» σύστημα συλλογής UCOs (τηγανέλαια). Το σύστημα αυτό αποτελείται από αισθητήρες εντός των κάδων και πλατφόρμα ένδειξης της πληρότητας τους, για την πιο αποτελεσματική διαχείριση της συλλογής τους. Στο Δήμο Ρεθύμνης έχουν εγκατασταθεί, σε κοινόχρηστους χώρους, 30 κάδοι συλλογής Χρησιμοποιημένων Μαγειρικών Ελαίων.

Επιπλέον, έχει ήδη τεθεί σ’ εφαρμογή το σύστημα Τηλεματικής- Διαχείρισης στόλου οχημάτων του Δήμου που εξασφαλίζει οικονομία στις δημοτικές δαπάνες, την ασφάλεια των εργαζομένων στα δημοτικά οχήματα διαρκή και τον ακριβή έλεγχο της κατάστασης των οχημάτων, της κατανάλωσης καυσίμων και των φθορών τους από τη χρήση.

Η παραπάνω αναφορά είναι συνοπτική και αφορά ένα μέρος μόνον των έργων που έχουν υλοποιηθεί στον τομέα του εκσυγχρονισμού των δημοτικών υπηρεσιών μέσα από τη χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας. Υπό ανάπτυξη και σχεδιασμό είναι κι άλλα για το οποία θα γίνει ξεχωριστή ενημέρωση το επόμενο διάστημα.